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外国语学院经费报销管理办法
发布时间:2018-10-09发布人:

第一章总则

第一条为加强学院经费管理,规范财务审批、报销、开支手续,根据上级及学校相关规定和我院实际情况,特制订本办法。

第二条本办法适用于外国语学院及所附属单位。

第三条经费报销内容必须真实合法、必须符合国家和学校、学院有关制度、政策和法规。

第二章审批权限

第四条各项审批权限、经费预算及支出金额等情况,实行分级授权审批。3万元以下金额的经费报销业务由经费审批人审批。超过3万元金额的支出需交由学院党政联席会讨论审核,超过10万元的支出,需由学院党政联席会通过后报主管副校长审批。对于同一经费卡、同一类型的开支,短期内连续支出超过3万元的,需由院长签字审批。

第五条院内各项目预算经费由项目负责人或授权审批人审批报销。审批人变更须填写《经费卡更换审批申请人表》,交财务与国有资产管理处办理相关手续。项目负责人因特殊情况需办理授权审批的,须填写《经费卡签字授权申请表》报财务处办理相关手续。

第六条审批人不能审批本人、配偶、直系亲属经办的经费支出业务。如审批人本人或其配偶、直系亲属经办其审批范围内的经费支出事项,审批人为正职领导的,由本单位其他正职领导或分管的校领导审批;审批人为副职领导的,由正职领导审批;审批人为科研经费负责人的,由学院主管科研院领导审批。

第三章报销凭据的要求

第七条发票(或行政事业单位票据)必须注明开票日期、经济业务内容、金额(金额不得涂改)等,其中客户名称必须填写暨南大学

第八条当年票据当年报销,最晚不得超过第二年的310日。

第九条报销提供的票据应分类粘贴。粘贴时应注意正面朝上,从左至右、鱼鳞式排列,分类粘贴在《暨南大学票据粘贴单》上,票据粘贴的面积不超过粘贴单大小。报销凭证背面应有经手人、证明人两人的签名,购买实物的还须有验收人签名。如果办公用品发票面额超过1000元(包括1000元)则需要登录暨南大学竞价网进行填报后,将采购审核后的表格打印并作为报销附件。

第十条如果遗失发票(或行政事业单位票据),需在票据存根复印件上加盖开票单位的发票专用章(或财务专用章),并附上报账单位的情况说明,承诺不再重复报账,经财务与国有资产管理处审批后方可报销。

第四章人民币业务的报销规定

第十一条购买物品或服务单笔支出金额在1万元及以上的,报销时须提供相关合同或协议。报销著作出版费、无论金额大小都必须提供出版合同。

第十二条购买物品或服务,无论金额大小,报销除需提供发票外,还必须提供销售平台系统打印的明细清单或购物小票(包括打印费)。快递费若是定额发票,则不需要提供

第十三条购买物资、设备或软件等达到固定资产(或无形资产)标准的(单台件价值≥1000元)应到资产管理部门办理固定资产(或无形资产)登记后方可报销。

第十四条符合规定发放的课酬、绩效、劳务费、加班费等人员经费必须通过薪酬个税管理系统制单和审核并一律发放到银行卡内,严禁发放现金。

第五章外币业务报销规定

第十五条国际差旅费是指工作人员到国(境)外开展公务活动、调研活动,参加国际会议、进行学术访问等发生的国际国内交通费、住宿费、会议注册费、伙食补助费、公杂费等。

(一)因公临时出国(境)期限在30天以内(含30天)的,须经国际交流合作处审批。因公临时出国(境)期限在1个月以上、3个月以内的,须经人力资源开发与管理处审批。

(二)报销国际差旅费时,需提交由主管院领导签字同意的邀请函或会议通知,并提供因公护照或港澳台通行证照片页及出入境盖章页等复印件。

(三)报销国际差旅费、会议注册费等,除提供正规发票或国(境)外收据外,还需提供相应的付款凭证(如POS机刷卡、信用卡对账单、银行交易流水等)。

第十六条国际来访费是指我校聘请或邀请国(境)外专家来华从事教学科研工作发生的国际国内交通费、住宿费、伙食费、市内交通费等。报销国(境)外专家来访费须提供国际交流合作处审批件。

第十七条国(境)外采购业务是指通过集中采购或自行采购方式在国(境)外购买实验材料、仪器设备、图书资料等物资的活动。经过学校集中统一采购的,报账时需提供政府采购合同、代理合同、买卖合同、海关报关单、代理费发票、完税证明等材料。自行购买的材料、图书、设备等物资,报账时须出具有经办人和验收人签名的情况说明,明确购买用途和在国(境)外购买的原因。自行出国采购的费用,必须随国际差旅费一起报销。通过国际或者网络购置的情况,报销时必须提供付款凭证,同时,汇款手续费可一并报销。

第十八条报销国外刊物发表论文版面费必须提供已发表论文的复印件。因需在国外刊物发表论文而发生的编辑、修改、翻译、审稿等费用可凭票附上需发表的论文后单独报销。

第六章支出性内部转账规定

第十九条支出性内部转账范围包括同校区内各非独立核算单位项目经费间及校内独立核算单位间因资源有偿使用(包括支出收回)所发生的资金转账业务。

第二十条同校区内各非独立核算单位项目经费间支出性内部转账包括网络费、版面费、印刷费、场地费、材料费、测试费等,报销时需填写《暨南大学内部转账单》。支出收回性质的内部转账要求转入与转出卡的资金来源一致,即转入与转出资金来源必须同为中央国库、省国库或自筹经费。
第二十一条校内独立核算单位间资金往来转账需填写《暨南大学财务结算中心付款通知书》(付出传票)
第二十二条内部转账单或付出传票上转账事由、金额转出和转入经费卡号等栏目均要填写齐全,付款单位及收款单位的经办人、经费审批人均需签字。所有的内部转账业务必须附上合同、结算清单等转账凭据,无凭据的内部转账不予办理。

第七章结算方式

第二十三条经费报销的结算方式包括对公转账、对个人网转(工资卡、公务卡)、刷卡(工行)、支票、电汇、现金等。

第二十四条单笔消费超过1000元并在公务卡支付业务范围且具备刷卡条件的,持卡人应当使用公务卡等银行卡结算或对公转账方式进行支付,不得使用现金支付

第二十五条支票和付款通知单有效期为10,支票不能折叠。根据银行现金管理规定,金额超过5万元的现金支票需取款人所在单位提供大额取款证明,说明款项用途并加盖公章后方可在银行提取现金。

第二十六条报销款项属于对公结算业务时,收款单位信息原则上应与票据开出单位、合同签订单位信息一致

第八章差旅费报销规定

第二十七条学院党政正职负责人出差及报销差旅费应互相审批;学院书记、院长一同出差,联系校领导审批;其他人员出差及报销差旅费,由学院主管院领导审批。

第二十八条出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。乘坐交通工具的等级见下表:

标准

对应人员

火车(含高铁、动车、全列软席列车)

轮船(不包括旅游船)

飞机

其他交通工具(不包括出租小汽车)

一类

省部级、院士及相当于院士人员、一级教授

火车软席(软座、软卧),高铁/动车商务座,全列软席列车一等软座

一等舱

头等舱

凭据报销

二级教授、千人计划入选者、长江学者、国家杰出青年、万人计划领军人才、南粤百杰

公务舱

二类

厅局级、正处级、正高级职称人员及副高五级以上职称人员(含五级)

火车软席(软座、软卧),高铁/动车一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

经济舱

凭据报销

三类

其余人员

火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座

三等舱

经济舱

凭据报销

符合第一类差旅费标准的人员出差,因工作需要,随行一人可乘坐同等级交通工具。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。对于乘坐高于规定等级的交通工具所发生的费用,按照实际购买票价和自身对应等级全价票“就低”的原则报销。同时在专业技术和管理两类岗位上任职的人员,可以按照“就高”原则选择交通工具等级标准。

第二十九条城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销,“其余人员”原则上乘坐全列软席列车软座,但在晚8时至次日晨7时期间乘车时间6小时以上的,或连续乘车超过12小时的,经项目负责人批准,可以乘坐软卧(不含高级软卧),按照软卧车票报销。出差人员乘坐高铁动卧夕发朝至列车的(不含高级动卧),可以凭票报销。软卧和动卧可在不超过相应城市间飞机经济舱全价票的范围内,据实报销。

第三十条住宿费在规定标准范围内,据实报销,按人均标准实行上限控制。允许在经批准的出差天数和规定的住宿费限额标准之内,按实际住宿天数将较高和较低价位的房费统筹使用。具体费用标准参照《暨南大学国内差旅费住宿费限额标准明细表》。

第三十一条对于参加校外单位举办的会议和培训,举办方统一安排住宿且费用自理的,如住宿费标准超出限额标准,凭会议和培训通知等有效证明,据实报销住宿费。

第三十二条伙食补助费按出差自然(日历)天数计算。伙食补助费按出差目的地的标准报销。在途期间的伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销。出差到青海、西藏和新疆地区的伙食补助标准为每人每天120元,其他地区为每人每天100元,包干使用。

第三十三条市内交通费可以凭据报销(包含出租车费),也可以按每人每天80元标准、按出差自然(日历)天数计算包干使用。往返驻地和机场(火车站、码头)的市内交通费可凭票实报实销。

第三十四条工作人员因公出差期间,其市内交通费、伙食补助费合计标准为:时间在10天(含10天)以内的,每人每天补助180元;时间在10天以上的,超过天数每人每天补助100元。

第三十五条工作人员到本市以外参加国家和省级党政机关、工青妇团体举办的党员培训班、任职培训班、干部培训班(不含学历、学位教育),在途期间住宿费、伙食费和交通费按差旅费规定报销。学习期间伙食费自理的,凭培训通知回学校报销学习补助费,学习培训时间补助标准为每人每天补助50元,不再报销伙食补助费和市内交通费。

第九章会议费报销规定

第三十六条国内管理会议会期一般不得超过3,会议报到和离开时间合计不得超过1天。国际会议应按照学校要求提前3个月履行有关审批手续。各单位应做好会议计划,预先编制会议费预算表,内容包括会议名称、会议内容、时间地点、参会人员范围及工作人员数量、预算及列支渠道等,由会议主办单位经费负责人批准后于会议举办前报送至经费或业务主管部门审批。

第三十七条会议费综合定额标准见下图:

会议费开支实行综合定额标准,各项费用之间可以调剂使用。单位:元//

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国内业务会议

550

150

150

850

国内管理会议

340

130

80

550

在华举办国际会议

700

200

300

1200

第三十八条各单位应在会议结束后1个月内将会议费一次性报销完毕,不得分批多次报销。会议费报销时应提供以下材料:会议通知(包含会议议程)、会议审批文件及会议费预算表、实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式)、会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料。

第十章暂借款基本规定

第三十九条金额在5万元以下的商品及服务支出等,应使用公务卡结算,财务部门一般不办理现金借款。

第四十条单笔借款在10万元以下的,由单位负责人或项目负责人审批,涉及科研经费转拨的还需科研主管部门领导审批;单笔借款10万以上(含10万元)的,需分管或联系校领导审批。

第十一章附则

第四十一条会议费、国内差旅费、工程款和暂借款的具体报销办法分别执行《暨南大学会议费管理暂行办法》、《暨南大学国内差旅费管理办法》、《暨南大学修缮、改造工程经费管理办法》和《暨南大学暂借款管理办法》的规定

第四十二条本制度中未涉及到的报销事项按照《暨南大学报销管理办法》执行。本制度由外国语学院办公室负责解释。

第四十三条本制度自公布之日起执行。

 

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